передплата Українською | In English

№24, грудень 2007

Час повернути неможливо. Як змусити його працювати.

Поділитися:

або Удосконалення методів і форм роботи (з досвіду Одеської облради)

Уміння раціонально використовувати свій час украй важливе для будь-якої посадової особи органів місцевого самоврядування. Інакше здібності, навики, знання та професійний досвід можуть не стати в нагоді.

Мистецтво управління робочим часом є мистецтвом балансу між двома управлінськими обмеженнями, які, з одного боку, вимагають не витрачати даремно жодної хвилини, а з іншого – використовувати час без надмірного поспіху, тобто ефективно [1].

Причинами невиправданих втрат часу досить часто є: неправильний вибір пріоритетів; відволікання уваги та перерви; зволікання в прийнятті рішень або намагання уникнути цього; непотрібні телефонні розмови; неефективні зустрічі і наради; випадкові відвідувачі; неорганізованість підлеглих; погані навики делегування; робота із зайвими паперами тощо [1].

Існує, на думку авторів, два шляхи удосконалення вміння управляти власним часом.

Перший. Скориставшись методикою «самофотографії» (послідовною й ретельною фіксацією в часі всіх притаманних посаді дій протягом робочого дня і тижня), слід проаналізувати основні втрати робочого часу. Отримана «фотографія» середньостатистичного робочого дня стане підгрунтям для використання двох основних інструментів оптимізації використання часу – планування робочого дня та рангування завдань за пріоритетами. Ретельне планування робочого дня з використанням різноманітних календарів, щоденників, електронних записників, спеціальних програм у персональних комп'ютерах та ін., а також дотримання запланованих термінів виконання різноманітних завдань неодмінно дасть разючий ефект.

 Другий шлях – встановлення пріоритетних видів діяльності. Його особливість у тому, щоб витрачати час, передусім, на найзначиміші в роботі дії та обов'язки. Для цього необхідно виробити звичку рангувати за рівнем важливості всі завдання та справи, які належить виконати протягом робочого дня. Наприклад: «А» – максимальний ранг важливості для завдань і справ критичного значення; «Б» – середній ранг важливості, коли справа є важливою, але не так, як «А»; «В» – низький ранг важливості, коли завдання є рутинними, можуть почекати або бути передорученими [1].

Безперервний потік нової інформації вимагає від працівників сільських, селищних, районних, міських, обласної рад уміння оперативно вирішувати питання в межах правового поля. Цього вдається досягти за двох умов:

по-перше, працівникам місцевого самоврядування слід постійно підвищувати свій інтелектуальний та професійний рівень; по-друге, правильно вести діловодство у раді [2].

Велика відповідальність у цих питаннях лягає, зокрема, на плечі секретарів і діловодів сільських, селищних рад, виконавчих апаратів районних і міських рад. Адже саме від чіткого дотримання ними вимог чинного законодавства під час підготовки проектів рішень сесії, розпоряджень, наказів, реєстрації письмових звернень громадян, здійсненні контролю за виконанням цих документів, від уміння своєчасно аналізувати ситуацію й передбачати її наслідки залежить зменшення кількості нарікань з боку мешканців територіальної громади на надання послуг зазначеними спеціалістами. Так, у Одеській обласній раді, щоб удосконалити ведення діловодства, створили управління документального забезпечення та звернень громадян, до складу якого входять чотири відділи, а саме: відділ розпорядчих документів, відділ обробки кореспонденції, відділ контролю, відділ роботи із зверненнями громадян.

 

Робота з документами (вхідними, вихідними, внутрішнього обігу)

Враховуючи те, що документи – це ділові папери, якими юридично підтверджується будь-який факт або обов'язковість певних дій чи право на їх виконання, необхідно правильно організувати процес документообігу в органах місцевого самоврядування. Загалом робота з документами в раді зводиться ось до чого:

а) прийом вхідних документів;

б) первинна обробка, попередній розгляд, оцінка й розподіл;

в) реєстрація;

г) розгляд керівником із накладанням необхідної резолюції;

д) спрямування для виконання;

е) перебіг виконання, за необхідності створення вихідного документа;

є) організація контролю за виконанням;

ж) погодження та затвердження вихідного документа керівником;

з) реєстрація вихідного документа;

й) відправка вихідного документа й передача копії для зберігання;

і) зняття з контролю в разі виконання резолюції керівника;

ї) робота з внутрішніми документами.

Як свідчить практика, одні працюють з документами залюбки, інші (навіть за наявності багаторічного досвіду) цю діяльність не полюбляють, хтось намагається виконати всю необхідну роботу сам, а хтось перекласти її на підлеглих. Одні прагнуть все зробити відразу, а інші відкладають папери в «довгу шухляду».

До сучасних технічних засобів, використовуваних сьогодні в організаціях, належать персональні комп'ютери з включенням в локальну або світові мережі, кишенькові персональні комп'ютери з модемами та принтерами, багатофункціональні спеціалізовані калькулятори, мобільні й стаціонарні телефони з апаратами факсимільного зв'язку, відеотехнічні, копіювальні засоби тощо. Вони є прикметою не лише офісів і представництв міжнародних компаній, а й вітчизняних управлінських структур.

Для посадових осіб органів місцевого самоврядування доступ до ресурсів мережі Інтернет, використання засобів електронного зв'язку (електронної пошти) вкрай необхідні. Мережа Інтернет слугує універсальним засобом розширення рівня знань посадових осіб будь-якого напряму діяльності, отримання необхідних матеріалів з висвітлення діяльності органів місцевого самоврядування інших міст, знайомства з інформаційними сайтами провідних установ, організацій, підприємств не тільки України, країн близького й далекого зарубіжжя, а й усього світу, своєчасного інформування про суспільно-політичні події, зміни в системі різних гілок влади, вітчизняному законодавстві тощо.

Використання інформаційних ресурсів мережі Інтернет, електронної пошти в сільських, селищних, районних, міських, обласних радах – не лише вимога сучасного інформаційного прогресу, а й необхідність удосконалення, оптимізації роботи посадових осіб органів місцевого самоврядування завдяки отриманню відповідної інформації, необхідної для якісного виконання ними своїх службових обов'язків. Проте підключення сільських, селищних, районних, міських (міст районного значення) рад до мережі Інтернет перебуває на невисокому рівні. Обмежений доступ до «всесвітнього павутиння» дозволяє користуватися інформаційними ресурсами тільки окремим посадовим особам. Така ситуація спричиняє інформаційний вакуум для посадових осіб органів місцевого самоврядування, зумовлює відсутність розвитку системи інформаційного забезпечення.

У Одеській обласній раді зазначеним питанням приділяється особлива увага. Маємо практично стовідсоткову наявність електронної пошти, за допомогою якої забезпечується електронний зв'язок між обласною радою та міськими (міст обласного значення) і районними радами. Тобто електронні скриньки є в усіх міських і районних радах, а також у кожного працівника обласної ради. На другому етапі планується підключити до електронної пошти всі сільські й селищні ради області. Аналогічна ситуація склалася і з підключенням до мережі Інтернет. Успішно функціонує в обласній раді система комплексного інформаційного забезпечення «ЛІГА Закон», яка дає змогу посадовим особам швидко відшукати необхідні нормативно-правові документи: законодавчі акти загального чи регіонального характеру, стосовно судочинства тощо. На наступному етапі планується впровадити згадану систему в міських і районних радах Причорноморського краю. В обласній раді постійно діє інформаційний портал, в планах розвитку якого є формування інтернет-сторінок міських, районних, сільських, селищних рад області.

Таким чином, світова тенденція до інформатизації, оптимізації процесів обміну інформаційними ресурсами, підвищення попиту на поглиблені знання комп'ютерних систем, використання сучасних технологій у всіх сферах життя викликають гостру необхідність вдосконалення матеріально-технічної бази органів місцевого самоврядування всіх рівнів. Надання якісних адміністративних послуг територіальній громаді, виконання службових обов'язків посадовою особою на належному професійному рівні – основні завдання органів місцевого самоврядування [1].

Деякі рекомендації з удосконалення
й поліпшення роботи посадових осіб органів місцевого самоврядування

З метою швидкого та компетентного розв'язання нагальних проблем територіальних громад необхідно розробити методичні рекомендації, підготовлені фахівцями рад вищого рівня з основних питань: формування місцевих бюджетів, земельних і майнових відносин, діловодства, протоколів оформлення сесій, засідань виконавчих комітетів тощо.

Для поліпшення діяльності сільських, селищних рад необхідно до штатного розкладу внести посади юриста, фахівця, відповідального за роботу з молоддю, спортивного інструктора.

Кандидатури для призначення на посаду завідуючих амбулаторіями, ФАПами, будинками культури доцільно погоджувати з головами сільських, селищних рад, а також з іншими державними установами.

Необхідно розробити електронні програми з різних напрямів діяльності місцевих рад (діловодства, бухгалтерського обліку, реєстрації актів громадянського стану тощо).

Ще одним із важливих аспектів поліпшення роботи сільських, селищних, районних рад є забезпечення автотранспортом. Особливо тих сільських, селищних рад, на територіях яких розташовані декілька населених пунктів.

 Проведення щоквартальних семінарів за участі всіх фахівців сільських, селищних, районних, міських рад на базі обласної ради, кращих районних рад області із залученням начальників управлінь, відділів і служб.

Стажування молодих фахівців безпосередньо в управліннях, відділах і службах обласної ради.

Обмін досвідом під час підготовки й участі у проведенні координаційних рад, засіданнях постійних комісій, президії, сесій обласної ради.

Допомога новообраним керівникам органів місцевого самоврядування в оформленні матеріалів сесій, президії, координаційної ради, засідань постійних комісій на базі і за участі фахівців обласної ради.

Організація короткотермінових семінарів з відповідальними особами для аналізу стану структурних підрозділів рад (з метою уникнення дублювання їхніх функцій), упорядкування посадових інструкцій працівників відповідно до діючих законодавчих документів.

Постійне підвищення рівня знань посадовими особами щодо суспільно-політичної ситуації в місті, країні, за кордоном, підвищення правової культури, вивчення вітчизняного законодавства згідно з напрямами роботи органів місцевого самоврядування.

Придбання й забезпечення спеціалізованою літературою, періодичними виданнями за сферою діяльності відповідних управлінь, відділів обласної ради, міських, районних рад з метою підвищення самоосвіти посадових осіб.

Організація робочого місця посадової особи. Найоптимальнішою є блочно-модульна система. Тут папери, розрахунки, всю іншу документацію розміщують за темами – модулями. Усередині кожного модуля існують блоки, які слід створити так, щоб ними зручно було користуватися. Можна зробити блоки за часом надходження документа, за ступенем пріоритетності завдання тощо. Усі блоки й модулі мають бути чітко визначені й відділені один від одного. Різні модулі краще розмістити в різні папки-швидкозшивачі, в яких зберігаються блоки, розділені спеціальними кольоровими вкладками.

Рекомендації щодо планування
й використання часу посадовими особами органів місцевого самоврядування

1. Не завантажуйте свій робочий день більш, як на 60 відсотків, оскільки щодня доводиться займатися і не запланованими раніше справами.

2. Враховуючи те, що в органах місцевого самоврядування регулярно проводяться наради, засідання, обов'язково записуйте дату, час і місце їх проведення до робочого щоденника.

3. Із складеного вами індивідуального плану роботи переносьте заплановані завдання до пам'ятки.

4. На початку кожного тижня уточнюйте, яку додаткову роботу вам доведеться виконати.

5. На підставі тижневих планів складайте щоденні плани виконання справ.

6. Попри термінові справи, розпочинайте свій робочий день з 10–15-хвилинного обмірковування майбутніх справ.

7. Визначайте послідовність виконання всіх справ.

8. Після виконання кожного завдання подумки кажіть: «Ще одну справу зроблено!» Така фраза додає сил для нових справ.

 9. Перед початком роботи завжди перевіряйте, чи всі завдання попереднього дня виконано.

10. При плануванні робочого часу беріть до уваги ваш особистий індивідуальний графік працездатності.

Існує багато методів, які допоможуть побудувати ефективну систему управління часом. Для створення індивідуальної технології управління часом необхідно використовувати основні напрями раціонального використання часу та його заощадження: делегування повноважень, правила ведення телефонних переговорів, розмов, використання часу пересування, організацію робочого місця тощо.

Однією з головних причин витрат часу посадовими особами органів місцевого самоврядування є: задовгі апаратні й робочі наради, семінар-наради, часті засідання (це скорочує час для виконання основної роботи). З метою виправлення ситуації необхідно, передусім, чітко сформулювати тему наради, визначити доповідачів (співдоповідачів), запросити працівників, котрі відповідають за винесені на розгляд питання. Кожен з учасників має знати порядок денний, тему й мету наради, склад присутніх. Запрошення слід розіслати не пізніше, як за тиждень, аби уникнути збігів у проведенні інших заходів (сесій, нарад, засідань, семінарів). У запрошенні необхідно вказати, що учасник, який не зможе бути присутній на нараді, засіданні, зобов'язаний терміново поінформувати про це спеціально призначеного відповідального працівника органу місцевого самоврядування. Кожен учасник повинен бути готовий до особистої участі в обговоренні тем, використовуючи підготовлений матеріал, власний набір фактів, дат, необхідних цифр, що перебувають безпосередньо в його компетенції. Напередодні наради слід перевірити й узгодити весь матеріал – терміни, цифри, відповідальних осіб тощо, щоб усі учасники мали однакові пакети документів. Необхідно чітко дотримуватися встановленого регламенту, завчасно перевіряти, чи в нормі всі технічні засоби, які мають використовуватися під час проведення заходу. В окремих випадках, особливо під час довготривалих нарад, протоколом слід передбачити перерву (10–15 хвилин). Це сприятиме ефективнішому продовженню наради, заходу. Доцільно заздалегідь попередити учасників, що мобільні телефони (для зручності інших присутніх) необхідно вимкнути на час проведення засідання.

Зазначимо, управління часом – надто складна й індивідуальна система, тому недоцільно та неефективно нав'язувати посадовим особам органів місцевого самоврядування конкретну технологію управління ним. Оволодіваючи управлінням часу, посадова особа повинна вивчати не певну технологію його організації, а, швидше, методи формування, що найбільше відповідають її характеру, темпераменту, здібностям, вродженим біологічним ритмам і роду занять.

Із огляду на низький рівень застосування систем і методів управління часом в органах місцевого самоврядування України, слабку поінформованість щодо цього питання посадових осіб, для розв'язання проблеми ефективного управління й використання часу доцільно, на нашу думку, передбачити в структурі органів місцевого самоврядування посаду консультанта, до чиїх посадових обов'язків входило б інформування колективу про сутність сучасних проблем, систем і методів управління часом, загального управління процесом, надання консультативної та методичної допомоги співробітникам у справі формування індивідуальної технології організації часу. Необхідно започаткувати в органах місцевого самоврядування практику проведення семінарів і тренінгів з сучасних проблем управління часом, які дозволять посадовим особам здобути додаткові знання та практичні навички в оптимізації свого навантаження, ефективної й раціональної побудови структури часу, оволодінні методами його економії. Перелічені заходи дозволять за невеликих фінансових витрат поліпшити рівень організаційної роботи, надання методичної та консультативної допомоги, підвищити ефективність, якість і культуру праці [3].

 

Джерела

1. Організація управління в системі державної служби (методичні рекомендації для держслужбовців та посадових осіб місцевого самоврядування). – Полтава, 2006. – 37 с.

2. Методичні рекомендації з питань організації роботи органів місцевого самоврядування Комінтернівського району. – смт Комінтернівське, 2005. – 70 с.

3. Антипцева О. Ю., Міщанин І. О. Управління часом у сучасній теорії та практиці менеджменту // Державне управління та місцеве самоврядування: Тези V Міжнародного наукового конгресу, 23 лютого 2005 р. – Х.: Вид-во ХарРІ НАДУ «Магістр», 2005. – 180 с.

Автори: Іван БАРДУК, Наталя ШАРГОРОДСЬКА

Коментарі

Заповніть поля відмічені червоним!

Додати коментар

Увійдіть в систему, використовуючи аккаунт соціальної мережі:
Коментар:

Поля відмічені *(зірочкою) обов'язкові для заповнення.

Плакат - брат барикад

Архів журналу Віче

Віче №12/2015 №12
Реклама в журналі Інформація авторам Передплата
Останні новини

Новини 11 грудня: держбюджет-2020, Приватбанк, прожитковий мінімум Вчора, 11 грудня

Кабмін подав у парламент закон про неповернення Приватбанку Коломойському Вчора, 11 грудня

Молдова розглядає імпорт російського газу через Україну Вчора, 11 грудня

Підсумки «нормандської зустрічі»: чи зробив Зеленський гірше, ніж Порошенко Вчора, 11 грудня

Новини 10 грудня: транзит з РФ, ціни на газ, Фірташ Вчора, 11 грудня

Імпічмент Трампа: у США представили проект обвинувачення за двома статтями 10 грудня

Уряд Фінляндії очолила наймолодша у світі прем’єрка 10 грудня

Анатолій Лопата: Трагедія в одеському коледжі викрила слабкі місця української влади 10 грудня

В оборонний бюджет США заклали санкції проти "Північного потоку-2" і "Турецького потоку" 10 грудня

В оборонний бюджет США заклали санкції проти "Північного потоку-2" і "Турецького потоку" 10 грудня